A következőkben az IKT múzeumi alkalmazásait mutatjuk be, és megkíséreljük megmagyarázni, miért olyan fontosak ezek.

Napjainkban a sikeres múzeumi tevékenységek során szinte kivétel nélkül információs és kommunikációs technológiákat használnak. A kiállítások természetes időrendjét követve – a kiállítási darabok felfedezésétől a vitrinekbe való kihelyezésükig – először a múzeumi kutatómunkát vizsgáljuk meg közelebbről.

A kiállítási darabot az ásatáson való felbukkanását, illetve egyéb forrásból való beszerzését követően alapos tudományos elemzésnek kell alávetni. A régészek/kurátorok/restaurátorok elkezdik vizsgálni a tárgy korát, anyagát, a készítés helyét, illetve a létrehozó művészeti iskolát, valamint a készítőt (például festmény, felirat stb. esetén). Ha korábbi tanulmányokban és történelmi dokumentumokban nincs utalás a darabra, a kutatók következő feladata, hogy hasonló leleteket azonosítsanak a már felfedezettek között. Napjainkban a hasonló darabok keresésére, az összehasonlítás elvégzésére és a virtuális rekonstrukcióra számítógépes adatbázisokat és szoftvereket/alkalmazásokat használnak. Ezek megkönnyítik a kutatók munkáját, segítenek a tájékozódásban, továbbá bizonyítékokat szolgáltatnak a leletek, illetve megvásárolt/adományozott tárgyak valódi tudományos tartalmára vonatkozóan.

A tudományos kutatást követően a tárgyakat múzeumi kiállítási darabként kell leírni, ami szintén szoftver segítségével történik. Ezek a szoftverek olyan adatbázisokat tartalmaznak, amelyekben különféle kategóriákat/táblázatokat kell kitölteni a megfelelő adatokkal. Ezek az adatok feltétlenül szükségesek az egyes kiállítási darabok megfelelő azonosításához. Emellett az adatok lopás vagy a tárgyak esetleges elvesztése esetén is hasznosak lehetnek. A tárgyak táblázataiban/digitális útleveleiben megtalálhatók a róluk készült digitális fényképek is. Ezek különféle nézetekből és szögekből ábrázolják a tárgyakat. A digitalizált vizuális azonosítási információk emellett tudományos elemzésekhez is használhatók.

A múzeumi tárgyakat azonosító digitalizált információk tárolása nem az egyetlen múzeumi tárolási feladat, amelyben előnyös lehet az IKT használata. A legtöbb múzeumban több ezer vagy akár több millió kiállítási darabbal rendelkezik. Ezeket átlátható sorrendben kell tárolni. Ezért gyakran számítógépes alkalmazások segítségével alakítják ki a tárolóelemek sorrendjét. A raktározási felelősök naponta frissítik az adatbázist, és nyilvántartásba veszik a kiállítási darabok mozgásában vagy helyében bekövetkezett változásokat. Másképp a raktározási rend áttekinthetetlenné válna, ami ellehetetlenítené a múzeumi munkavégzést. A mai múzeumokban már kötelező jelleggel használt adatbázisokkal végzett munkára és a szoftverhez való hozzáférésre csak a múzeum raktározási felelőse jogosult.

A múzeumi terekben végzett tervezési feladatok is IKT segítségével történnek. Habár a tervezés nagyrészt kreatív tevékenység, szorosan kapcsolódik a múzeum helykiosztásához, és olyan szoftverekre van hozzá szükség, amelyek segítik a tervezőket abban, hogy különféle tervezési döntéseket mérlegelhessenek, mielőtt kiválasztják az új kiállításokhoz tartozó legjobb/optimális elrendezést. Ugyanez igaz a múzeumi megvilágításra, az akusztikai berendezésekre stb. Az állandó és ideiglenes kiállítások berendezéseivel kapcsolatos döntéseket a múzeum teljes személyzetével, minden szempontot mérlegelve előre egyeztetni kell. Ez csak úgy lehetséges, hogy digitális/virtuális modelleket hoznak létre, amelyekhez mindenki megjegyzéseket fűzhet. A múzeum tervezőinek és térkialakítási szakértőinek ezért megfelelő képesítéssel kell rendelkezniük az ilyen szoftverek használatához. Szoftverek nélkül fennáll a veszélye, hogy a gyakorlatban kivitelezhetetlen megoldások születnek. 

A múzeumi tevékenységek következő területe, amelyhez IKT megoldások szükségesek, a kiállítások/vitrinek elrendezése.  Minden kiállításnak saját kiállítási terve van, amelyhez kiállítási tárgyak, képek és egyéb, harmonikusan elrendezendő elemek tartoznak. Az IKT segítségével a vizuális, szöveges és kontextuális tervek könnyebben elkészíthetők, mivel a színek, a grafikai dizájn, a szövegek betűtípusai és a további szükséges látványelemek számítógéppel egységesíthetők. Számítógépes grafikai tervezőprogramokkal kiválaszthatók az eredeti kiállítási tárgyakhoz harmonikusan illeszkedő kép- és szövegstílusok. A kontextuális elemek így az adott korszak stílusával, vagy legalábbis ahhoz esztétikailag jól illeszkedő stílussal ruházhatók fel. A kiállítás/vitrinek megtervezéséért felelős kurátorok különféle számítógépes programok segítségével úgy alakítják ki az egyes témakörök és vitrinek látványelemeit, hogy azok hitelesnek hassanak, szakmai kiválóságot tükrözzenek. 

Az IKT múzeumi felhasználásának legaktívabb területe a közönséggel való kommunikáció. A múzeumi közönség megszólításához számos különféle eszközt és alkalmazást használnak. Ezek a megoldások leggyakrabban a bemutatók és az oktatás területén bukkannak fel a múzeumi kommunikációban. Az IKT ilyen módokon történő felhasználásával a két utolsó részben foglalkozunk bővebben.

A hatékony múzeumi kommunikációhoz népszerűsítés és reklám szükséges. Ha a múzeum vonzóvá szeretne válni a közönség számára, és emellett kommunikációs csatornává is kíván válni a közönség és a kulturális örökség között, akkor az első feladata, hogy tájékoztassa a potenciális látogatókat és népszerűsítse a tevékenységeit. Ez a múzeumi PR-szakemberek feladata. Minden új kezdeményezést, kiállítást, oktatási programot stb. professzionális minőségben kell prezentálni. Ehhez a webhelyeken és közösségi hálózatokon, a médiában, illetve promóciós anyagokon/szórólapokon, plakátokon, katalógusokban és egyéb csatornákon közvetített, jól elhelyezett üzenetekre van szükség. Az ilyen múzeumi promóciós anyagok elkészítését nagyban megkönnyítik az IKT rendszerek. Léteznek kifejezetten erre a célra készült, könnyen használható számítógépes szoftverek és előre elkészített webes sablonok, amelyekkel már a múzeumon belül létrehozhatók a kívánt tájékoztató anyagok. Az ilyen anyagok elkészítése olcsón és gyorsan kivitelezhető.

Ugyanez igaz a digitális médiában megjelentetni kívánt anyagokra is. Napjainkban a rádiós interjúk nagy részét előre rögzítik, és különféle eseményekhez kapcsolódó, a múzeum személyzete által készített audiofájlokat is csatolnak hozzájuk. Ugyanez igaz a webhelyekre és egyes televíziós műsorokra is. A videoklipeket és audiovizuális anyagokat a múzeumok adják át a médiának, így időt és pénzt takarítanak meg. A digitális kamerákkal készült felvételek is rengeteg információval szolgálhatnak a múzeum nyilvános, illetve nem nyilvános vagy szakmai tevékenységeiről. Ezek az információk múzeumi archívumként is összegyűjthetők és tárolhatók. Ez a könnyen elvégezhető feladat fontos szerepet tölt be, hiszen a múzeumok, miközben árgus szemmel őrködnek a társadalom történelmi öröksége felett, gyakran megfeledkeznek saját intézményi történetükről.

A múzeumi marketing és jegyeladás során az IKT használata szinte kötelező. A modern kiállítások megtervezésekor a jövőbeli „termék” marketingjére is gondolni kell. Nem minden múzeum képes számítógépen modellezni a tervezett kiállítások várható népszerűségét, de minden múzeumnak van lehetősége arra, hogy tervezett vagy megvalósult projektjeik hatását legalább elemi szinten megvizsgálják. Az IKT ezen a téren is fontos szerepet játszik. A tervezett kiállítás számítógépes modelljei közzétehetők a múzeum webhelyén vagy Facebook/Twitter-oldalán, az új projekt céljait ismertető információkkal kiegészítve. A kezdeményezés elindítása előtt érdemes közzétenni az előzetes felmérést és az eredmények kiértékelését is. Még ha a felmérésben résztvevők száma nem is lesz olyan magas, a véleményük általában jól reprezentálja a rendszeresen visszatérő látogatók nézeteit. Ezeket a véleményeket fel lehet használni a projekt méretezésekor, sőt akár ahhoz is, hogy eldöntsük: érdemes-e egyáltalán elindítani az adott projektet.  

A jegyeladások tekintetében ugyanez a helyzet. Egyes nagy múzeumokban a jegypénztárak speciális szoftverekkel dolgoznak, amelyek nyilvántartják a látogatások dátumát, időpontját, típusát, indokát, valamint az igénybe vett tárlatvezetés és egyéb múzeumi szolgáltatások fajtáját. Néha a program a látogatók nemével, korával, érdeklődési körével stb. kapcsolatos információkat is gyűjt. Az ilyen információk gyűjtése és elemzése valós képet ad az adott évre jellemző közönségprofilról. A múzeum marketingszakértői így bepillantást nyerhetnek abba, hogy milyen volt a múzeum látogatottsága, hány jegyet adtak el, és melyek a leggyakrabban visszatérő látogatói célcsoportok. Ennek ismeretében a múzeum személyzete felkészülten kezdhet neki az alulreprezentált látogatói csoportokat megcélzó új kezdeményezések kidolgozásának. A múzeumi jegyeladások alapján marketingkutatást megvalósító számítógépes szoftver kifejlesztése és használata nem bonyolult feladat. Az ilyen programok hasznosak, olcsón bevezethetők, és könnyen az egyes múzeumok egyedi igényeire szabhatók. 

A múzeumba látogatók nagy része a kiállításokon minél többet szeretne látni és megérteni. A kiállítótermekben nem lehet a múzeum raktáraiban tárolt összes tárgyat bemutatni. Egyszerűen nincs elég hely arra, hogy a vitrinekbe kihelyezett tárgyakkal kapcsolatos minden fontos információt feltüntessenek és mindent elmagyarázzanak. Emellett nem minden látogató igényel ilyen részletes bemutatást, csak egy részük. Egyrészt fontos tehát, hogy a múzeum ne váljon unalmassá, másrészt arra is kell gondolni, hogy sok látogató a szűk keretek között megjeleníthetőnél több információt igényel. Hogyan oldható meg ez a probléma? A válasz: IKT használatával. Az IKT rendszerek rengeteg szöveges, kontextuális és vizuális információval egészíthetik ki a kiállításokat. Az internetkapcsolattal és speciális eszközökkel ellátott képernyőkön a látogatók további magyarázatokat és információkat találnak, többek között más múzeumokról, ahol többet tudhatnak meg az adott témáról vagy kiállítási tárgyról. Emellett lehetőségük van interaktív és egyéb tartalmak megtekintésére is a kiállítással kapcsolatban.

Az IKT rendszerek a múzeumokban és laboratóriumokban zajló restaurációs és konzerválási munkában is nagy segítséget jelentenek. A kiállítási tárgyak korának meghatározása, eredetük bizonyítása, anyaguk vizsgálata stb. csak kis részét képezi azoknak a tevékenységeknek, amelyekhez a restaurátorok IKT megoldásokat hívnak segítségül. Az IKT másik fontos felhasználási területe a számítógépes programokon és interneten keresztül végzett információcsere a leletek eredeti kinézetének rekonstruálása céljából a megtalált darabok/elemek alapján. Ezekkel a programokkal (amelyek hasonlóak a rendőrség által a bűnüldözésben használt egyes programokhoz) elvégezhető a tárgyak részleges vagy teljes rekonstruálása. Az ilyen szoftverek segítenek a tárgyak felismerésében és szükség esetén a megfelelő rekonstrukciós technikák vagy lehetőségek kiválasztásában.    

Megkíséreltük bemutatni az IKT rendszerek néhány lehetséges és jól hasznosítható alkalmazási területét a múzeumok munkájában. A felsorolás rövid és nem teljes ugyan, de már az eddigiek alapján elmondható, hogy szinte nincs olyan múzeumi tevékenység, ahol az IKT megoldások használata ne járna előnnyel. Érthető tehát, hogy ezek a rendszerek egyre fontosabb szerepet kapnak a múzeumok életében.